Dienstplan-Chaos

Meine Familie betreibt seit Jahren das Café Freiraum, ein gemütlicher Treffpunkt in Altenmarkt im Pongau. Doch jede Woche stand meine Mama vor derselben Herausforderung: den Dienstplan für ihre zehn Angestellten zu erstellen. Besonders in der Hauptsaison im Sommer, wenn auch noch 3 Praktikant*innen mit an Bord sind, dauerte es oft bis zu einer Stunde, bis alle Wünsche und Verfügbarkeiten berücksichtigt waren.

Die Lösung: Ein GPT

Da ich ständig mit neuen Technologien und Tools beschäftigt bin, dachte ich mir: Warum nicht einen GPT für das Cafe Freiraum erstellen, um den Dienstplan-Prozess zu automatisieren? Gesagt, getan!

Schritt für Schritt zum fertigen Dienstplan

1. Öffnungszeiten und Dienstzeiten festlegen:
   • Zuerst habe ich die Öffnungszeiten des Café Freiraum erfasst.
   • Dann habe ich die verschiedenen Dienstzeiten für den Service definiert: Wann nur eine Mitarbeiter*in gebraucht wird und ab welcher Uhrzeit zwei benötigt werden.
   • Zudem wurden die Dienstzeiten der Küche hinterlegt 
   • Und die Zeiten der Eisproduktion berücksichtigt, wobei diese zwischen Hauptsaison (Sommer), Nebensaison und Winter variieren.
   • Auch Teildienste habe ich eingeplant.
2. Angestellte und ihre Verfügbarkeiten erfassen:
   • Alle Namen der Angestellten wurden mit ihren jeweiligen Stundenumfängen, wie sie angemeldet sind (von 40h bis geringfügig) und ihren bevorzugten Arbeitszeiten erfasst.
   • Dabei habe ich auch berücksichtigt, ob sie eine 5-Tage-Woche haben oder spezielle Arbeitszeiten, z.B. nur sonntags.
3. Format des Dienstplans bestimmen:
   • Der Dienstplan sollte in Form einer Tabelle erstellt werden, mit den Namen der Angestellten in den Zeilen und den Wochentagen in den Spalten.
4. Dienstplan generieren:
   • Nun kann meine Mama einfach sagen: „Bitte schreibe mir den Dienstplan für nächste Woche“ und die jeweiligen Extrawünsche der Angestellten für diese Woche eingeben.
   • Der GPT erstellt dann die Tabelle mit dem Dienstplan für die nächste Woche und berücksichtigt alle Gegebenheiten und Wünsche.

Das Ergebnis: Zeitersparnis und Zufriedenheit

Dank des GPTs hat meine Mama nun den Dienstplan in wenigen Minuten fertig. Das mühsame Erstellen per Hand entfällt, und sie kann sich auf wichtigere Dinge konzentrieren. Besonders in der stressigen Sommer-Hauptsaison ist das eine enorme Erleichterung. Natürlich überprüft sie den Dienstplan immer noch, da man sich ja nicht zu 100% auf den GPT verlassen sollte.

Technologie, die den Alltag erleichtert

Dieses kleine Projekt zeigt, wie innovative Technologien wie GPTs unseren Alltag erleichtern können. Ob im Tourismus oder im täglichen Geschäftsleben – die Möglichkeiten sind endlos. Und wer weiß, vielleicht gibt es bald noch mehr solcher Anwendungen, die uns allen das Leben einfacher machen.