E-Mail-Flut, Datenpflege in mehreren Systemen, manuelle Reports, Meeting-Overload: In vielen DMOs/TVBs sind das keine Ausnahmen, sondern Alltag. Genau hier setzt Automatisierung an – nicht als "Tech-Spielerei", sondern als praktischer Hebel, um Routinen zu entschärfen und wieder mehr Zeit für Gäste, Partner und Strategie zu gewinnen. 

Unser gemeinsamer Startpunkt

Gemeinsam mit der Österreich Werbung haben wir einen Workshop organisiert, in dem uns Manuela Machner (KiNET.ai) in das Thema "Automatisierungsprozesse" eingeführt hat. Darauf aufbauend haben wir mit Stefan Erschwender und Peter Riegersperger von Frontira Use Cases erarbeitet und intensiv diskutiert.

Da die Zeit durch die vielen Diskussionen knapp wurde, hat Frontira danach noch zwei technische Vertiefungs-Workshops angeboten – als konkrete Einführung ins Umsetzen mit Make. Für viele war das der perfekte Kickstart: weg von der Idee, hin zum ersten funktionierenden Workflow.

Was ist Automatisierung?

Hier eine Begriffsabgrenzung:

• Digitalisierung: Papier wird digital – aber du arbeitest weiter manuell (nur jetzt am Bildschirm).
• Automatisierung: Wiederkehrende Schritte laufen regelbasiert automatisch (z. B. Daten übertragen, erinnern, reporten).
• KI: hilft dort, wo Interpretation nötig ist (E-Mails verstehen, Texte formulieren, Inhalte strukturieren).

Wichtig: Automatisierung funktioniert auch ohne KI – KI ist oft "Turbo“, aber kein Muss.

• Ohne KI startest du dort, wo Regeln klar sind: Daten übernehmen, Systeme synchronisieren, Tickets/Tasks erzeugen, Erinnerungen und Freigaben steuern. Das ist oft der schnellste Einstieg – gerade mit Tools wie Make.
• Mit KI wird es stark bei unstrukturierten Inhalten: E-Mails "verstehen", PDFs zusammenfassen, Text-/Report-Entwürfe erstellen, Inhalte clustern. Wichtig: mit bewusstem Kontrollpunkt.

Wo Automatisierungen helfen

• Zeitgewinn & Entlastung: Lästige, tägliche Routinen verschwinden oder werden schlanker – und genau dort entstehen Ressourcen für neue Aufgaben.
• Weniger Fehler, mehr Konsistenz: Wenn Datenflüsse standardisiert sind (z. B. Öffnungszeiten, POIs, Veranstaltungen), sinkt die "Pflege-Hölle" deutlich.
• Besserer Service: schnellere Reaktionszeiten bei Anfragen, verlässlichere Abläufe, klarere Zuständigkeiten
• Transparenz intern: Status-Tracking, Checklisten, automatische Updates – weniger "Wer macht was bis wann?"

Wenn Destinationen stärker koordinieren, moderieren, datenbasiert steuern und Akzeptanz im Lebensraum mitdenken sollen, braucht es Kapazität. Automatisierung schafft diese Kapazität, weil sie Routinearbeit aus dem Tagesgeschäft nimmt – und damit Raum für die Aufgaben, die nicht "wegautomatisiert" werden können: Beziehung, Entwicklung, Abstimmung, Qualität. Mehr zum Thema "Destinationsmanagement mit Lebensraumperspektive" in diesem Leitfaden.

Beispiele für Automatisierungen, die im Workshop entstanden sind

• Strukturierte Öffnungszeiten & Datenpflege (Erfassung, Standardisierung, Schnittstelle z. B. zu Buchungssystem/Desktop Agent)
• Manuelle Buchungsanfragen automatisieren (E-Mail verstehen, in Buchungssystem eintragen, Angebot generieren, Antwort an den Gast)
• Onboarding-Automatisierung (Checklisten, Erinnerungen, Zugänge, Status-Tracking)
• Automatisierte Projekt- & Stakeholder-Kommunikation (Updates sammeln/strukturieren, CI-konforme Reports/Präsentationen)
• Präsentationserstellung aus PDFs (KI liest Report, wählt Bilder, baut CI-konforme PPT inkl. Analysen)
• Kampagnen-Reporting & A/B-Testing (monatliche Performance-Auswertung inkl. Reports/Optimierungslogik)

Von der Idee zum Automatisierungsprozess

Manuela Machner (KiNET.ai) beschreibt im Leitfaden klare Schritte, wie man eine „Automatisierungsprozesse" vor der technischen Umsetzung vorbereitet:

1) Use Cases finden: nicht alles automatisieren – nur das Richtige

Gut geeignet sind Prozesse, die häufig vorkommen, klar strukturiert sind, viel Copy-Paste enthalten und "lästig, aber wichtig" sind. Weniger geeignet (am Anfang) sind seltene, hochriskante oder noch völlig undefinierte Abläufe.

2) Bewerten statt Bauchgefühl: Kompass + Prioritätenmatrix

Ein echtes Highlight ist der Bewertungskompass mit drei Blickwinkeln:

• Wirkung & Entlastung (Zeit, Qualität, Häufigkeit, „Macht-keinen-Spaß“-Faktor)
• Machbarkeit & Komplexität (Systeme, Schnittstellen, Team-Buy-in)
• Risiko/Governance (DSGVO, Nachvollziehbarkeit, Sensibilität)

Danach wird in einer Prioritätenmatrix eingeordnet: Quick Wins (hoher Nutzen, niedriger Aufwand) sind der Startpunkt.

3) Vom IST zum SOLL – und bitte nicht den alten Prozess "1:1 digitalisieren"

Bevor du baust, zeichnest du den IST-Prozess (Input → Schritte → Output). Dann kommt der entscheidende Schritt: SOLL-Prozess neu denken – eliminieren, reduzieren, Inputs verbessern (z. B. bessere Formulare) und erst dann automatisieren bzw. KI einsetzen.

4) Architektur & Kontrolle: der 5-Ebenen-Stack & "Human in the Loop"

Für stabile Lösungen empfiehlt der Leitfaden den 5-Ebenen-Stack

1. Interface: Wie interagieren Menschen mit dem Prozess?
2. API-Layer: Wie kommen Daten in Systeme?
3. Automation: Welche Schritte laufen automatisch?
4. Database: Wo liegen die Daten?
5. AI-Layer: Wo übernimmt KI-Text, Analyse oder Entscheidung?

Und: Human in the Loop bewusst einbauen – das System macht 80%, Menschen prüfen Ergebnisse und Ausnahmen (gerade wichtig, wenn KI im Spiel ist).

Weitere Details wie ein Fahrplan zu einem ersten TEST-Prozess und die Übersicht zu den verschiedenen Automatisierungssystemen könnt ihr im Leitfaden nachlesen.

Fazit

Automatisierung ist eine Fähigkeit, die du in der Destination aufbaust – Schritt für Schritt. Sie nimmt Druck aus Routinen, macht Abläufe nachvollziehbar und schafft die Luft. Der Leitfaden gibt dafür genau das, was es oft braucht: Klarheit, Priorisierung und einen ersten machbaren Start.