Scribe ist ein KI-gestütztes Dokumentationstool, das es ermöglicht, Prozesse im Handumdrehen zu dokumentieren. Sobald ihr einen Prozess am Computer oder im Browser durchführt, zeichnet Scribe eure Aktionen auf und erstellt daraus eine strukturierte Schritt-für-Schritt-Anleitung – inklusive Screenshots und kurzen Beschreibungen der einzelnen Schritte. So könnt ihr euren Kollegen oder Kunden einen klaren Leitfaden zur Nutzung neuer Systeme oder Programme zur Verfügung stellen, ohne diese manuell verfassen zu müssen.

Wofür kann man Scribe verwenden?

Scribe eignet sich besonders gut für folgende Anwendungsbereiche:

• Onboarding neuer Mitarbeitender: Der Einstieg in ein neues Unternehmen oder Team kann überwältigend sein. Mit Scribe könnt ihr Anleitungen zu häufig genutzten Systemen oder Prozessen erstellen, die neuen Teammitgliedern das Einleben und Verstehen der Abläufe deutlich erleichtern.
• Einführung neuer Software-Tools: Gerade bei der Einführung neuer Tools oder Programme ist es oft eine Herausforderung, das gesamte Team auf den neuesten Stand zu bringen. Scribe kann hier unterstützend wirken, indem es eine detaillierte Anleitung zur Nutzung des neuen Tools bereitstellt.
• Kundensupport und externe Schulungen: Wenn häufig ähnliche Fragen auftauchen, könnt ihr mit Scribe Anleitungen zu wiederkehrenden Problemlösungen und häufigen Fragen im Kundenservice erstellen. So entlastet ihr den Support und ermöglicht den Kunden, viele Fragen selbstständig zu klären.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung von Scribe

Hier sind einige einfache Schritte, wie ihr Scribe nutzen könnt:

1. Scribe installieren: Ladet euch die Scribe-Erweiterung (Link zur Erweiterung für Chrome) für euren bevorzugten Browser herunter und installiert sie. Nach der Installation wird das Scribe-Icon in eurer Browserleiste angezeigt.
2. Prozess aufzeichnen: Klickt auf das Scribe-Icon und startet die Aufnahme, indem ihr „Start Capture“ auswählt. Während ihr nun durch den Prozess geht, den ihr dokumentieren möchtet, erfasst Scribe automatisch alle Klicks, Eingaben und wichtigen Details.
3. Aufnahme beenden und Anleitung generieren: Sobald der Prozess abgeschlossen ist, klickt erneut auf das Icon und beendet die Aufnahme. Scribe erstellt daraufhin automatisch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die alle wesentlichen Schritte dokumentiert und mit passenden Screenshots versieht.
4. Anleitung anpassen: Wenn notwendig, könnt ihr die erstellte Anleitung nachbearbeiten – ihr könnt Texte ändern, zusätzliche Erklärungen hinzufügen oder Screenshots bearbeiten, um die Anleitung für euer Team oder eure Kunden verständlich zu gestalten.
5. Anleitung teilen: Sobald die Dokumentation fertig ist, könnt ihr sie als PDF exportieren (nur mit der Pro-Version) oder per Link teilen. Ihr könnt die Anleitung auch direkt in euer internes Wissensmanagement-System integrieren, sodass alle Mitarbeitenden jederzeit darauf zugreifen können.

Hier hab ich 2 Scribe-Workflows, die ich erstellt habe, um verschiedene KI-Tools zu erklären:

1. NotebookLM – Ein KI-Tool, das beim Organisieren und Durchsuchen von Notizen hilft. Mit NotebookLM könnt ihr alle eure Notizen auf intelligente Weise durchsuchen und relevante Informationen effizient finden. --> Scribe Workflow von mir
2. Midjourney Editor – Ein kreativer Editor, mit dem ihr Midjourney-Bilder direkt bearbeiten und anpassen könnt, um eure künstlerischen Visionen noch weiter zu verfeinern und zu personalisieren. --> Scribe Workflow von mir

Diese Workflows helfen euch, die Funktionen und Einsatzmöglichkeiten jedes Tools besser zu verstehen und zu nutzen.

Tipps für die effektive Nutzung von Scribe

• Kürze und Prägnanz: Achtet darauf, dass die Anleitungen nicht zu lang sind. Weniger ist oft mehr, und Scribe ermöglicht es, nur die wichtigsten Schritte zu dokumentieren, damit niemand überfordert wird.
• Regelmäßige Aktualisierungen: Besonders bei sich verändernden Prozessen ist es sinnvoll, die Anleitungen regelmäßig zu aktualisieren. Mit Scribe geht das zum Glück schnell und unkompliziert.
• Feedback einholen: Fragt nach, ob die Dokumentationen hilfreich sind und ob es Bedarf für zusätzliche Anleitungen gibt. Das Feedback eures Teams oder eurer Kunden kann euch helfen, noch gezielter Dokumentationen zu erstellen und die Nutzerzufriedenheit zu erhöhen.

Fazit

Mit Scribe könnt ihr die Dokumentation von Prozessen und das Onboarding neuer Mitarbeitender revolutionieren. Gerade in der Tourismusbranche, wo Zeit oft ein entscheidender Faktor ist und Prozesse ständig aktualisiert werden müssen, bietet Scribe eine unschätzbare Erleichterung. Die zeitsparende und einfache Erstellung von Anleitungen verbessert die Schulung neuer Mitarbeitender und sorgt dafür, dass das gesamte Team auf dem gleichen Stand ist.

Probiert Scribe einfach aus und entdeckt selbst, wie viel Zeit und Aufwand ihr durch automatisierte Prozessdokumentationen sparen könnt!