Von langen Chats zu smarten Tools: Wie ihr eure besten ChatGPT-Verläufe in eigene GPTs verwandelt

Was sind GPTs und warum brauchst du sie?

CustomGPTs sind personalisierte Versionen von ChatGPT, die du für wiederkehrende Aufgaben trainieren kannst. Statt jedes Mal denselben Kontext neu zu erklären, speicherst du deine Anforderungen einmalig – und startest jeden Chat mit einem "frischen" Fenster, das aber schon genau weiß, was du brauchst. Der entscheidende Vorteil gegenüber langen Chat-Verläufen: Je länger ein normaler Chat wird, desto mehr "verwässert" sich die KI – ChatGPT orientiert sich stark an den letzten Antworten und verliert den ursprünglichen Fokus. CustomGPTs lösen das: Du bekommst klare, konsistente Antworten ohne Kontextverlust, weil die Instruktionen fest verankert sind.

Seit Mitte Jänner 2025hat OpenAI die Memory-Funktion deutlich verbessert. Vieles geht inzwischen über diese Funktion im eigenen ChatGPT-Zugang. Aber für wiederkehrende, strukturierte Aufgaben – wie Newsletter-Erstellung, Social Media-Posts oder Textkorrekturen nach einem gewissen Schema bleiben CustomGPTs unschlagbar.

Warum eigene GPTs?

Der große Vorteil liegt auf der Hand: mehr Effizienz, mehr Konsistenz, weniger Wiederholung. Statt jedes Mal bei Null anzufangen oder euch durch einen endlosen Chatverlauf zu scrollen, habt ihr ein fertiges Arbeitswerkzeug, das sofort einsatzbereit ist.

Typische Anwendungsfälle, die sich perfekt für eigene GPTs eignen:

• Meeting-Zusammenfassungen aus Transkripten erstellen
• Projektaufträge nach einem fixen Schema schreiben
• LinkedIn-Posts in eurem persönlichen Stil formulieren
• Fragen entlang interner Richtlinien einordnen und beantworten

Überall dort, wo ihr wiederkehrende Aufgaben über lange Chatverläufe löst, steckt Potenzial für ein eigenes GPT.

So funktioniert’s konkret 📋

Der Prozess ist überraschend einfach:

1. Nehmt einen bestehenden, gut funktionierenden Chatverlauf, den ihr regelmäßig nutzt.
2. Kopiert den Beispiel-Prompt (siehe unten) direkt in diesen Chat.
3. ChatGPT analysiert den bisherigen Dialog und übersetzt ihn in klare Instructions.
4. Erstellt auf dieser Basis ein eigenes GPT über den GPT-Builder.

Damit wird aus einem langen Einzel-Chat ein dauerhaft nutzbares Arbeitswerkzeug.

Der Beispiel-Prompt zum Kopieren:

Du bist ein Experte für Prompt-Engineering und Wissensextraktion.

## Aufgabe

Analysiere den gesamten bisherigen Chatverlauf und erstelle daraus einen Master-Prompt, mit dem ein neuer Chat sofort weiterarbeiten kann – ohne den ursprünglichen Thread zu kennen.

## Was du extrahieren sollst

- Wiederkehrende Aufgabentypen und deren Ablauf

- Stilpräferenzen und Tonalität

- Fachbegriffe oder Formulierungen, die konsequent verwendet werden

- Einschränkungen oder No-Gos

- Bewährte Strukturen und Formate

- Konkrete Fakten: Zahlen, Entscheidungen, Zeitpläne

## Was du ignorieren sollst

- Smalltalk und Höflichkeitsfloskeln

- Fehlversuche und verworfene Ansätze

- Einmalige Sonderfälle, die nicht wiederkehren

## Format des Master-Prompts

Liefere den Prompt in dieser Struktur im Markdown-Format (circa 300–600 Wörter):

1. **Kontext** – Worum geht's? Zweck in 2–3 Sätzen.

2. **Regeln** – Wie soll gearbeitet werden?

  - Stil & Tonalität

  - Formate & Strukturen

  - Do's & Don'ts

3. **Aufgabe** – Was ist der Standard-Output? Was wird typischerweise erstellt?

## Qualitätscheck

Prüfe vor der Ausgabe:

- Kann ein neuer Chat mit diesem Prompt sofort loslegen, ohne Rückfragen?

- Fehlen kritische Informationen? Gibt es Widersprüche?

Wichtig: Die 80%-Regel

Die Ergebnisse sind meist als etwa 80 % fertig zu verstehen. Der fachliche Feinschliff bleibt bei euch – den Rest erledigt das GPT. Plant also ein, nach der ersten Erstellung noch zu iterieren und anzupassen. Das ist kein Bug, sondern ein Feature: Ihr bleibt die Expert:innen, das GPT ist euer Werkzeug. T

Tipp: Starte mit klaren, aber nicht zu restriktiven Instruktionen – und schärfe nach, wenn du merkst, dass systematisch etwas fehlt oder überflüssig ist.

Teilen erwünscht!

Diese GPTs können nicht nur individuell genutzt, sondern auch mit Kolleginnen und Kollegen geteilt werden. Über die entsprechenden Freigabe-Einstellungen lassen sich interne GPTs team- oder organisationsweit verfügbar machen.

Das Zielbild für uns bei der ÖW: viele praxistaugliche, geteilte GPTs aus dem Arbeitsalltag – eine wachsende GPT-Landschaft, die uns alle effizienter macht.

Wann Projects, wann CustomGPTs?

Seit der Einführung von ChatGPT Projects fragst du dich vielleicht: Wozu noch CustomGPTs?

Projects eignen sich für:

• Umfangreiche Recherche-Projekte mit vielen Dokumenten
• Längerfristige Zusammenarbeit an einem Thema (z.B. Buchprojekt, Strategie-Entwicklung)
• Wenn du ganze Chat-Verläufe + Files zentral verwalten willst

CustomGPTs sind besser für:

• Wiederkehrende, strukturierte Aufgaben (Newsletter, Social Media, Korrekturen)
• Wenn du immer mit einem "frischen" Chat starten willst – ohne Verwässerung
• Wenn du ein Tool mit anderen teilen möchtest (Link-Sharing)
• Wenn du klare, konsistente Outputs ohne Kontextverlust brauchst

Meine Empfehlung: Nutze Projects für komplexe, dokumentenlastige Arbeit und verschiedene Arbeitsanweisungen – und CustomGPTs für alles, was du routinemäßig, schnell und gleichbleibend brauchst.

Ein guter Vorsatz fürs neue Jahr ✨

Wie wäre es mit einem KI-Vorsatz für 2026? Schaut euch eure längsten, meistgenutzten Chats an und fragt euch: Könnte das ein GPT sein? Ein bisschen Zeit zu investieren, um bestehende Chatverläufe zu reflektieren und daraus eigene GPTs zu bauen – das zahlt sich über das ganze Jahr aus.

Denn eines ist klar: Inspiration entsteht durch Anwendung, nicht durch Theorie. Wir freuen uns auf eine wachsende GPT-Landschaft im Jahr 2026 – und sind gespannt, welche kreativen Lösungen ihr entwickelt.

Teilt eure Erfahrungen gerne mit der Community in den Kommentaren bzw. sehr gerne auch eure meistgenutzten GPTs!

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