Unser Use Case basiert auf einem intelligenten ChatBot, der auf GPT-4-Technologie aufsetzt und mit einer Echtzeit-Verfügbarkeits-API („getAvailability“) verbunden ist. Gäste können im Chat – ob mit vagen oder konkreten Anfragen – unkompliziert nach freien Zimmern suchen. Der ChatBot analysiert daraufhin die Verfügbarkeiten tagesgenau, wandelt sie in verständliche Sprache um und zeigt passende Aufenthaltszeiträume samt „ab“-Preis an. Ist der Gast interessiert, führt der Bot durch die Buchungsstrecke bis hin zur Direktbuchung über einen sicheren Link. In der nächsten Version kann dann die Buchung komplett in der Konversation realisiert werden.

Der ChatBot beantwortet auch alle anderen Fragen zum Hotel, der Ausstattung, den Zimmertypen und vielen weiteren Details sowie zur Region, Attraktivsten, Erlebnissen und Sehenswürdigkeiten. Sukzessive werden diese ebenfalls für eine direkte Verfügbarkeitsanfrage und direkte Buchbarkeit eingebunden.

Technologie

Zum Einsatz kommt eine Kombination aus generativer KI (GPT-4), strukturierter API-Abfrage zur Verfügbarkeitsprüfung, dynamischer Entscheidungslogik und einer schrittweisen Nutzerführung inklusive Lead-Erfassung sowie nahtloser CRM-Integration und zentraler unified Inbox. Der ChatBot versteht natürlichsprachliche, auch unscharfe, Eingaben und reagiert kontextbasiert mit gezielten Rückfragen. Er kann auf der Webseite, in WhatsApp oder in Kürze auch per Instagram DM und Facebook Messenger sowie Telefon arbeiten.

Problemstellung

Viele Gäste brechen den Buchungsprozess ab, weil sie keine schnelle Antwort erhalten oder auf Drittplattformen weitergeleitet werden. Hotels verlieren dadurch Umsatz und digitale Souveränität. Gleichzeitig fehlt oft das Personal, um rund um die Uhr Anfragen zu beantworten.

Lösung & Mehrwert

Unser ChatBot beantwortet Verfügbarkeitsanfragen in Echtzeit, entlastet das Hotelteam, verbessert das Gasterlebnis und erhöht den Anteil direkter Buchungen. Gäste erhalten eine persönliche, schnelle Beratung – Hotels behalten die Kontrolle über Preis, Kommunikation und Kundenbeziehung.

Learnings

• Gäste reagieren positiv auf dialogbasiertes Buchen, besonders bei klarer Sprache und Transparenz.
• Vage Anfragen sind häufig – der Bot muss interpretieren, nicht nur reagieren.
• Verfügbarkeit + Preis sind die Schlüsselinformationen – diese müssen sofort, korrekt und verständlich dargestellt werden.
• Der Übergang zur Buchung muss nahtlos und vertrauenswürdig gestaltet sein.

Unser Ansatz zeigt, wie KI konkrete operative Herausforderungen im Tourismus löst – mit sofort messbarem Nutzen für Hotel und Gast.